أهلاً بالجميع 
عانيت الكثير من الإيميل و ترتيبه .. خاصة أني أعتبره وسيلة الاتصال الأضمن و الأسرع بالنسبة لي
>>> بعض الشباب إلى الآن غير مقتنع بهذا الموضوع ههههه .. 
في بدايات هذا العام 2010 استخدمت الطرق القديمة للعام 2009 بالإضافة إلى بعض التحسينات
وأراها مفيدة إلى الآن و أتمنى أن تستمر لذلك سأسردها لكم في نقاط
وربما تفيدوني بالطرق الخاصة بكم للوصول إلى بريد أكثر فعالية :
- أول شيء عملته هو تحديد جميع الرسائل التي في صندوق الوارد inbox ثم الضغط على زر الأرشيف (Archive)
الهدف من هذه الطريقة هو الراحة النفسية أولاً .. لا تخف عندما تقوم بأرشفتها فأنت لم تقم بحذفها إنما نقلتها من صندوق الوارد و وضعتها في الأرشيف فلو أردت الرجوع لها كل ما عليك هو البحث أو الذهاب إلى All mails ..
وللعلم : هذه الخطوة وحدها لا تكفي فلابد من تمييز الرسائل التي تصل إليك شخصياً أو التي تصل إلى مجموعات اشتركت فيها أو التي تأتيك ضمن قوائم من الناس لا تعد ولا تحصى .. لذلك من الضروري أن تكون لك طريقة ترتيب وكانت طريقتي كالتالي :
- هناك قسم label خاص بكل الرسائل التي توجه إليّ شخصياً .. أسميت هذا القسم To-Talal
بالتالي الرسائل التي وجهت إلى بريدي الشخصي مباشرة ستظهر في هذا القسم وهو القسم الأهم بالنسبة لي .. أي شخص أرسل لي عن طريق BCC أو أرسل إلى مجموعة قمت مسبقاً بالاشتراك فيها فلن تصل رسائله إلى هذا القسم إنما ستصل إلى صندوق الوارد .. أيضاً كنت أعاني في السابق أن بعض المحادثات لا أعلم عنها لأنها تذهب إلى القسم الخاص بالمحادثات فأكتشف بعد فترة أن هناك العشرات من الذين كانوا ينادون ألو ألو ألو ولكن للأسف لا إجابة من سعادة السفير ^^” .. لذلك الآن أي محادثة لم أرد عليها لسبب أو لآخر ستظهر لي في هذا القسم .. بهذا ضمنت أن الرسائل ستصل 100% إذا وجهت لي بطريقة صحيحة ومباشرة.
- هناك المجموعات التي أتابعها وعلى رأسها PSDGroups .. أي رسالة تصل إلى هذه المجموعات فقد اخترت ألا تصل لصندوق الوارد إنما تتجه مباشرة إلى القسم الخاص بها ..
فبالتالي صندوق الوارد سيتخلص من الكثير من الرسائل التي لا ضرورة لوجودها فيه .. لماذا أقول هذا الكلام؟ لأن صندوق الوارد هو المكان الذي ستنطلق منه لإنجاز كل الرسائل و المهام اليومية. فبالتالي لابد أن يبقى منظماً بدرجة عالية .. فإذا كانت المجموعات التي اشتركت فيها قليلة و تريد أن تصل رسائلها لصندوق الوارد فهذا أمر يرجع لك لكن الأفضل في نظري فصل المجموعات وجعلها في أقسامها الخاصة.
- بعد ذلك أنشأت قسمين من أهم الأقسام و أكثرها استعمالاً وهما Follow-Up و To-Reply
أي رسالة تصلني في صندوق الوارد فإما أن أعمل لها أرشفة Archive كما ذكرت، أو أقوم بإضافتها إلى قسم Follow-Up وهي الرسائل التي تحتاج متابعة دورية مني مثل التي أعمل فيها مع أشخاص آخرين لإنجاز مشروع، أو أقوم بإضافتها إلى قسم To-Reply وهي الرسائل التي تحتاج إلى رد مني لكني غير قادر على الرد حالياً أو تحتاج إلى إجابة طويلة.
إذن فالأقسام المهمة التي أمر عليها دائماً هي :
- صندوق الوارد و أحرص على أن يكون دائماً تحت السيطرة وأحاول ألا أبقي فيه رسالة واحدة بلا رد
- ثم الرسائل التي وجهت لي مباشرة ولم تصل إلى الوارد لأن أغلبها أكون مررت عليه في صندوق الوارد
- ثم القسم الذي ينتظر رداً لكني لم أرد عليه في وقته فأرجع للتأكد و الرد
- وأخيراً القسم الخاص بالمتابعة لأتابع المشاريع و سير عملها
- أي رسالة تحتاج إلى رد سريع فغالباً لا أطيل في الانتظار إنما أقوم بالرد المباشر قدر الاستطاعة
هذا الشيء من الأمور الجميلة التي تعلمتها في مبادئ إنجاز المهام GTD – Getting things Done أن الأمور الصغيرة لا تجعلها تأخذ حيز من تفكيرك ومن صندوق الوارد .. بل أنجزها مباشرة في وقتها إذا كنت تستطيع القيام بذلك.
- أحرص غالباً أن أكون آخر من رد على الرسائل ليسهل عليّ وضعها في الأرشيف ونسيانها إلى أن يرد الطرف الآخر.
هذا ما أقوم به دائماً في الفترة الأخيرة أي رسالة تصل أقوم مباشرة بالرد عليها و أرشفتها أو وضعها في القسم المناسب للرد عليها أو لمتابعتها بشكل دوري.
نصائح عامة :
- استخدم بريد الجيميل فهو أفضل بريد حالياً يقدم لك الخدمات و يزيد من إنتاجيتك – حسب تجربتي الشخصية-.
- أي شخص يرسل لك رسالة بدون عنوان فقم بتنبيهه عن ذلك بكل لطف .. فليس من المعقول أن تكون هناك رسائل كثيرة جداً لا تعرف كيف تصل إليها من خلال عناوينها ولا حتى من خلال البحث.
- أي شخص يرسل لك رسالة ويضع إيميلك في خانة To مع أمة الثقلين وقائمة طويلة من الناس .. فهذا الشخص قم بتنبيهه بشكل علني بتلطف المغضب حتى يعتبر كل واحد موجود في هذه القائمة >>> الله يذكرك بالخير ياللي في بالي هههههه
- أي رسالة تأتي إلى صندوق الوارد يجب عليك اتخاذ موقف صحيح وعدم إبقائها بل وضعها في مكانها الصحيح.
- استخدم عنواناً واضحاً ومباشراً يفهمه مستقبل الرسالة ليستطيع تقديم رسالتك على غيرها إذا ازدحمت الرسائل عنده.
- لا تتردد في حذف الرسائل العامة التي قد تجدها في أي مكان في الانترنت.
- كل شخص له طريقته التي تناسبه .. فليس شرطاً أن تتبع أي طريقة تقرأها هنا لكن قد يفيدك بعضها خاصة أنها خطوات سهلة وسريعة.
- شارك الآخرين بطرقك الخاصة لتنظيم البريد و ترتيبه. >> تراي أنتظر أفكار يمكن تفيدني أو القراء
شكراً لكم .. وأتمنى لكم متعة حقيقية في استخدام البريد و الاستغناء عن الجوالات .. هههههه
أخوكم / سفير القلم
الكاتب: سفير القلم
هذه التدوينة أدرجت بتاريخ 11 يناير 2010 في الساعة 10:16 ص ضمن تصنيف المدينة التقنية. يمكنك متابعة أي تعليق من خلال RSS 2.0 خلاصات التعليقات. يمكنك ترك تعليق, أو تعقيب من خلال موقعك الشخصي.
وسوم: 2009, 2010, archive, email, gmail, inbox, organization, الأرشيف, الإلكتروني, الإيميل, البريد, الجيميل, الوارد
نصائح رووووعة طلال
القضية هي أن ما كنت تراه مهماً بالأمس، تريد حذفه اليوم!
أنا بعد عانيت وبدأت أتحسن لما سويت الليبلز، بس تبقى مشكلة، إن فيه حوالي 8000 رسالة.. كلما أرشفت شوي منها لليبلز تراكم أكثر!!
لذلك يبدو أن أفضل شي هو نصيحتك الأولى.. أرشيف للكل
وبعدها نتفاهم مع الجديد.. وكل فترة نشتغل شوي على القديم
شكراً طلال
أهلا بالسفير ،
موضوع رائع للغاية ..
دعني أكتب لك عن طريقتي في التنظيم .. فـ بخلافك أعتبر صندوق الوارد هو المكان الوحيد الذي يهمني تصفحه بشكل دوري .. الوارد مفتوح دائما .. والأقسام تتابع – نادرا – .. الفكرة الأهم في الموضوع هو تصنيف الرسائل كما ذكرت ..
الرسائل غير المهمة .. من المجموعات البريدية أو [ شلّة انشر تؤجر ] .. تتجاوز الصندوق إلى القسم الخاص بها ..
رسائل القروبات المهمة – كالـ PSD طبعا ! – .. لها قسمها الخاص ولكنها تظهر لي في الوارد ..
الرسائل بانتظار الرد .. أو التي تحتاج إلى قراءة خاصة .. تبقى غير مقروءة – Show as unread – .. حتى يتم الرد عليها ..
والمهم في النهاية أن يكون صندوق الوارد خاليا من الرسائل غير المقروءة ..
شكرا أيها الرائع ،
ياخي أنت منتاز
شكراً لك أشكر شيء ^^”
مع اني ما أعاني مشكلة كبيرة مع البريد…. بحكم اني email geek
وما أرد على جوالي… مثل بعض الناس
لكن استفدت كم حركة حلوة من عندك… جميلة جداً :]
شكراً ^^”
http://turki1.wordpress.com/2009/06/25/to-org-inbox/
كتبت عن شيء مشابه قبل 6 اشهر
وانا أصلا أرتاح نفسيا لما اجد صندوق الوارد فارغ الا من الاعمال المهمة بالطبع
وانصح دائما بان تكون الايميلات المرتبطة باعمال دائما في الاعلى وفي مرمى العين ولا تحتاج للنزول للاسف لرؤيتها
طلالالالالالالالال .. إيميلي يدعي لك من الصبح و أنا أحذف و أخربط فيه و يوم جت
تدوينتك .. صرت أحذف على سنع
عندي سؤال مهم جداً:
1- كم ليبيلز عندك ؟ أو بصيغة أصحّ , متى تفتح لنوع معيّن من الرسائل ليبل
مستقل , كذلك عندك أتوقع أكثر من مجموعة هل كلها بتفتح لها ليبل خاص ولأ ؟
إذا نعم كل واحدة ليبيل خاص ، كيف تتعامل مع كثرة الليبلز ..
وش رأيك في السؤال الشمولي بس
عبدالمحسن
فعلاً .. تتغير أهمية الرسائل مع الوقت ..
و النصيحة الأولى أهم أهم أهم خطوة لازم تسويها الآن .. صدقني بتنبسط
هههههه
—–
خالد
لو تقرأ الأربعة الأرقام الموجود في الرسالة ستجد أني أعتمد على صندوق الوارد قبل كل شي لكني لا أضمن فيه رسائل المجموعات ..
—-
أحمد
العفو حبيبنا .. ^_^
أنا مثلك تماماً لكن يبدو لي أن ماصار عندك زحمة حقيقية للرسائل بشكل ساعاتي
—-
راائع يونس جداً راائع .. أفادتني النقاط كثيراً ..
—-
محمد .. تصدق أن عندي طرق للحذف الجماعي خخخخخ
الإجابات :
1- تتجاوز الـ 20 قسم ..
2- الأقسام عندي الأربعة الأولى كما ذكرت بالأعلى ( مرتبها بالأهمية )
To-Talal – PSDGroups – To-Reply – Follow-up
بعدها تأتي المجموعات ( كل مجموعة بريدية ضروري أن لها قسمها الخاص عندي .. هذا يريحني كثيراً .. و مرتبة أيضاً حسب الأهمية)
بعد ذلك تأتي مجموعة اسمها FUN وتكون فيها رسائل الأشخاص الذين أغلب رسائلهم لا تهمني إلا إذا كان عندي وقت ( للعلم لا توجد رسائل من مجموعات إنما من أشخاص )
ثم تأتي المجموعات التي لا أتابعها بشكل دوري إنما رسائلها تصلني و أتابعها بشكل نادر و هذه المجموعات لا أجعلها رسائلة منفردة إنما أضع خيار الرسائل الملخصات التي تأتي مرة واحدة كل أسبوع تقريباً ( أغلبها مجموعات تقنية )
كثرة الليبلز ليست مشكلة وهي ليست كثيرة جداً حالياً .. أرتبها حسب الأهمية فبالتالي أستطيع إخفاء كل الليبلز اللي تحت لأنها أقل أهمية
أتمنى أني قدرت أجاوب على سؤالك الشمولي
و الله أنا أشهد إني الج ميل أحسن إيميل ي الخدمات ..
و الحمد لله .. أستخدم أغلب اللاب حق البريد ..
ففي ضغطات معدودة تستطيع إظهار أي رسالة في بالك ..
مع العلم أن رسائلي في الحساب تجاوزت 5500 رسالة
شكرًا على الاقتراحات ..
تتعب وانت تنبه وترتب .. لكن الشعب فوضوي
راح يبقى الايميل فوضى مهما حاولت
موفقين
شكرا لك طلال ..
أنت تحب الخير، وتحب نشره ..
استفدت كثيرا ..
السلام عليكم
خطوات جميلة وسهلة يا أيها السفير
بالنيبة لي أستخدم نفس طريقتك لكن الشيء الذي كنت لا أعرفه الأرشيف والآن عرفته.
الأمر الاخر الذي أريد معرفته في الجي ميل كيف أظهر الايميلات التي لم تقرأ بدلا عن البحث عنها.
ولك مني الشكر
الله يعطيك العافية ايها السفير ..
انا بأشد الحاجة الى مثل هذه المواضيع المهمة ..
بالتوفيق ..
وأنتظر المزيد ……
أبو الحسن :
العفو حبيبنا .. وللعلم برضو عدد الرسائل اللي باقي موجود ( ما انحذف ) يفوق اللي عندك أكثر من ست مرات هههههه
—
عثمان :
والله يا أنت قاعد تحطك في الشعب خخخخ
مو صحيح خيوو .. في ناس ترتب و في ناس تتحسن .. خل التشاؤم عنك بس
—
فيصل :
العفوو .. حاضرين للطيبين .. ^_^
الأهم استفادتك .. أهلاً بك ..
—
ماجد :
بالنسبة للرسائل التي لم تقرأ فيمكنك البحث عنها كالتالي
is:unread
قد يمكنك أن تضع العبارة السابقة في فلتر جديد و تضع النتائج في ليبل خاص بها .. فترتاح من قضية البحث عنها في كل مرة ..
—
أنا أنا:
أهلاً بك حبيبنا .. شكراً لمرورك وسأحاول الإفادة أكثر في المشتقبل بمثل هذه المواضيع ..
السلام عليكم
أشكرك كثيرا على الموضوع الطيب
يعجبني ذوقك في اختيار المواضيع
الزبدة و من الآخر
توني أتذكر سالفة البلايند كوبي، من زمان و أنا أحذر الناس منها و الحين أسويها XD
شكرا
أحمد هههههه .. ويعجبني ذوقك في اختيار الرسائل ..
BCC طبعاً ^_^
العفو وشاكر لك زيارتك الميمونة
حاليا عندي ايميلين وكلهم من جي ميل ^_^..
الاول خاص بالقروبات و المجلات و الرسائل الدورية و ايميلات الشباب إلي مدري وش تبي << "اعرف شخصيتك من فاكهتك" و "صور رحلتنا لماليزيا" و إلخ !!
استوردت فيه كل ايميلاتي المبعثرة على هوت ميل و جواب وهذي الحركة هي إلي بالفعل احس اني استفدت منها في الجي ميل ..
الايميل الثاني استخدمه في الاشياء الرسمية .. و كل مشروع له ارشيف خاص فيه .. و صرت افضله على الاوت لوك ..
لمحبي الاوت لوك انصح بتجربه برنامج موزيلا ثندر بيرد ..
مجاني و خفيف و فيه اضافات ولا اروع ..
وهذا الرابط .. http://www.mozillamessaging.com/en-US/thunderbird/
أهلاً هاشم ^_^ .. شرفتنا حجي
راااائع جداً .. إضافة جداً راائعة ..
أنا حالياً أعمل على 13 إيميل تقريباً من داخل الجيميل ..
وثلاثة إيميلات خارج الجيميل أحدها للتسجيل في المواقع الأجنبية و الخدمات الجديدة .. وغيرها .. والثاني للماسنجر الذي لم أدخله من زماااااان ولا أفتح رسائله أبداً -مثل إيميلك الأول-
إيميلات الجيميل أستقبلها في الجيميل وأرد عليها من داخل الجيميل بنفس الاسم الذي أرسلت له ( تستطيع تفعيلها لتتم بشكل تلقائي عن طريق خاصية في الجيميل )
هذي الحركة أفادتني كثيراً ..
وشكراً لمشاركتنا ببرنامج الثندر بيرد ..
أقوم بأغلب ما ذكرته وسأجرب بقية النصائح من أجل أستفادة أفضل من البريد ..
جزيت خيراً
Become a Gmail Ninja
http://mail.google.com/mail/help/intl/en/tips.html#utm_source=en-et-newfea&utm_medium=et&utm_campaign=en
فيه سؤال شاغل بالي منذ زمن:)
ودي لما ارسل رسالة اعرف أن الرسالة وصلت للمستقبل وأنه قرأ الرسالة (مثل الاوتلوك)
اللي عنده الطريقة يكتبها أكون له شاكر
مهندس ميكانيكي يحب التقنية
ممتاز استمتعت بالمتابعة واستفدت أيضا… قمت قبل فترة باستخدام الـLable وكانت هذه أفضل طريقة في تنظيم بريدي واستمتعت بعدها ببريد منظم
سؤال دار في ذهني حول فلترة الرسائل الجماعية ( ليست من قروبات) بل التي لم ترسل لي شخصيا … بل لمجموعة من بريد المرسُل
كيف أقوم بعمل فلتر لها!! بريد الجي ميل يضع العلامة “< " للرسائل الشخصية و "<<" للرسائل الجماعية ولكني لم أعرف كيف أقوم بعمل فلتر لشيء كهذا
هل أجد لديك الجواب..؟
شكرا لك سفير القلم.. أنا من المتابعات لهذه المملكة وإن كنت من وراء حجاب
الله الله
موضوووووووعك خلى ايميلي اسهل
^_^
أنا لا أفتح بريدي أبدا
أستقبل الرسائل عن طريق آوتلوك
لو كنت أخشى على ملف من الضياع
وهو مهم بالنسبة لى
أضعه فى مرفق و أرسله
ثم أفتح البريد الوارد
لدى تصنيف اسمه
ملفات مهمة
أضع فقط هذه الرسالة فى مصنف ملفات مهمة
بريد جى ميل هو بالنسبة لى مخزن كبير و آمن
أعانى مشكلة بهذا البريد
ترسل رسائل باسمى إليه
يعنى يكون اسم المرسل ” أنا ”
و هى رسائل دعائية لا علاقة لى بها
ولا أدرى من أين تأتى و لا كيف ترسل باسمى
و من عناوين مختلفة
النقاط عملية وقد قمت مسبقاً بعملية الليبل..
لفت نظري ليبل المرسل إليك شخصياً .. فلم أفكر به ..
سأقوم به إن شاء الله ..
إن سمحت لي:
+ هل يمكن عمل rest لجميع إعدادت الجيميل؟
كان يعود إلى وضعه الافتراضي دون ضياع مجموعة الايملات المؤرشفة؟
+ عندما أرسل من جوالي رسالة إلى أحد فأنها تصله مرتين في ذات الثانية .. ولا أعرف ما الحل في ذلك؟
+ حينما يكون لدي عدد من الرسائل أبدأ بالأحدث وحين أحذفها أو أقوم بأرشفتها يجب أن أعود إلى صفحة الوارد أو صفحة الليبل .. هل يمكن أن أنتقل تلقائياً إلى الرسالة التي تليها .. كما في بريد الهوتميل؟
+ أن تستخدم أكثر من بريد في الجيميل .. هل حين ترد على الرسائل المرسلة إليك .. ترد باليجيل الأصلي حاوي الجميع .. أم تستطيع أن ترد على كل بريد بالبريد الذي وصل منه؟
أعتذر عن الإطالة .. منذ مدة وأن أبحث عن إجابات ولم أجد من يسعفني
سأكون ممتنة بإجابة ..
شكراً لك
أضف تعليقاً